Privacyverklaring

Privacyverklaring HulpZaam

Inleiding

HulpZaam vindt het belangrijk om zorgvuldig jouw privacy te beschermen. HulpZaam vindt het belangrijk om je te laten weten hoe dit in de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) geregeld is, en hoe daarmee om wordt gegaan. HulpZaam is m.b.t. dit privacy document de verantwoordelijke.
Een belangrijke leidraad voor HulpZaam in de omgang met jou en jouw privacy is daarnaast de Beroepscode van de Maatschappelijk Werk en Sociaal (Agogisch) Werker. HulpZaam is aangesloten bij de beroepsvereniging van professionals in sociaal werk.

Zodra je contact hebt met HulpZaam en er is afgesproken de hulpverlening te starten, worden er verschillende gegevens van jou vastgelegd. Het is jouw recht dat deze gegevens goed worden beschermd. Hoe HulpZaam dit doet, kun je lezen in dit document.

Je gegevens en door HulpZaam verwerkte persoonsgegevens in het digitale dossier

In het eerste contact tussen jou en de sociaal werker van HulpZaam, worden jouw persoonlijke gegevens genoteerd en verwerkt in een digitaal dossier. Hierin worden ook de gegevens verwerkt die door onze opdrachtgever, de gemeente, bij aanvang worden aangeleverd. Er wordt toestemming gevraagd om bij aanvang van de hulpverlening een akkoord te geven over de verwerkte gegevens voor het ondersteuningsplan van je met HulpZaam. De volgende persoonsgegevens worden van jou verwerkt:

 Voorletters, roepnaam en achternaam
 Adres
 Telefoonnummer vaste lijn en mobiel
 Mailadres
 Geslacht
 Geboortedatum
 Burgerservicenummer (BSN)
 Nationaliteit
 Gegevens over persoonlijke situatie en diagnostiek, relevante medische gegevens
 Indicatie en beschikking gegevens

Doel en grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens

Je gegevens worden door HulpZaam om de volgende redenen bijgehouden in een digitaal dossier (er wordt geen papieren dossier bijgehouden/bewaard door HulpZaam;
• Om een goed beeld van jou en je persoonlijke situatie te krijgen en ervoor te zorgen dat de   begeleiding goed aansluit bij jouw vragen en doelen en het waarborgen van de continuïteit. Alleen noodzakelijke informatie wordt opgeslagen. Er wordt bij aanvang van de zorg een zorgovereenkomst met jou afgesloten; hierbij zit deze privacyverklaring.
• De administratieve afhandeling, hieronder behoren rapportages op jouw doelen, ondersteuningsplan en het evaluatieverslag
• Verantwoording aan en toetsing door onze opdrachtgever (dit is de gemeente waarin je woont).
• Om de verleende zorg financieel af te handelen
• Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen (AVG, WMO, WGBO archiefwet)

Mocht in de samenwerking HulpZaam voor jou, gegevens moeten mailen naar een instantie; dan gebeurd dit via Zivver. Zodat de mailwisseling beveiligd en versleuteld is.
Mocht HulpZaam bij het mailen, documenten als bijlagen moeten verzenden; dan worden deze documenten alleen ten tijde van de lopende actie bewaard en daarna verwijderd uit het dossier/mailverkeer. Je kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld kwijtschelding aanvragen en daarvoor documenten moet aanleveren als jouw een salarisstrook, kopie ID, bankafschrift etc.

Het digitale dossier heeft HulpZaam goed beschermd met wachtwoorden. Niemand mag het persoonlijke dossier van jou inzien, alleen jij en de betreffende sociaal werker van HulpZaam. De sociaal werker van HulpZaam heeft een zwijgplicht, dit wordt ook wel geheimhoudingsplicht genoemd. Dit betekent dat zij met niemand mag praten over de informatie die jij hebt gegeven, zonder dat jij daar toestemming voor hebt gegeven.

Gegevens aan derden

Voor het aanleggen van het dossier heeft HulpZaam jouw toestemming nodig. In een toestemmingsverklaring (die bij de zorgovereenkomst zit), geef je schriftelijk toestemming om een dossier op te bouwen voor intern gebruik en om zo nodig collegiaal overleg te voeren (met ander betrokken hulpverleners of instanties) over jouw begeleiding.

Soms kan het belangrijk zijn dat jouw sociaal werker met iemand anders contact heeft. Dit kan bijvoorbeeld zijn met je huisarts of met de instantie die jou naar ons heeft doorverwezen. De sociaal werker kan dan jouw situatie bespreken of meer informatie vragen. Dit mag uiteraard alleen gebeuren met jouw toestemming. Dit wordt ook schriftelijk vastgelegd in de toestemmingsverklaring.

Voor andere zaken kan HulpZaam jou vragen om een instemmingverklaring te ondertekenen. Hiermee geef je toestemming om voor specifieke situaties contact op te nemen met derden, of om informatie uit te wisselen.

Uitzondering op de regel

Er is een uitzondering op de regel; wanneer jij in acuut gevaar verkeert en er grote risico’s zijn voor jou op lichamelijk, geestelijk en/of sociaal gebied of bij geweld, mogen wij zonder jouw toestemming en medeweten handelen en informatie delen. Ook wanneer anderen in jouw omgeving gevaar lopen, mogen wij deze actie ondernemen. Je kunt het zien als “Nood Breekt Wet.”

Als HulpZaam vindt dat jij of mensen in je omgeving wel in gevaar verkeren maar het is niet acuut of levensbedreigend, zullen we dat altijd rechtstreeks met je bespreken. Je sociaal werker onderneemt dan dus geen stappen zonder jouw medeweten.

De sociaal werker van HulpZaam gebruikt daarbij als leidraad de Beroepscode van de Maatschappelijk Werk en Sociaal (Agogisch) Werker en de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling.

Beveiliging van persoonsgegevens

HulpZaam heeft passende technische -en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen elke andere vorm van onrechtmatige verwerking. De maatregelen zijn er ook op gericht om te voorkomen dat gegevens onnodig worden verzameld en om verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
Wat past HulpZaam toe: geheimhoudingsplicht, meeluisteren voorkomen, geen papieren dossier (is deze er wel tijdelijk; dan wordt dit in een afgesloten kast bewaard), alleen digitale dossiers, op laptops zijn geen gegevens van jou vast gelegd, er wordt gewerkt met een externe harde schijf voor het opslaan van persoonsgegevens, periodiek maken van back-ups, er wordt gebruik gemaakt van dubbele wachtwoorden, virusscanner, mailen van persoonsgegevens gebeurd via Zivver (versleuteld en veilig mailen), clean desk (laptop), clear screen (mobiel). HulpZaam heeft een datalek protocol. HulpZaam heeft een datalek register. HulpZaam heeft en houdt een verwerkingsregister actueel. HulpZaam heeft verwerkingsovereenkomsten met organisaties die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens (bijvoorbeeld het administratiekantoor, accountant).

Jouw recht op privacy en inzage

De verwerking van jouw gegevens verloopt via de AVG. Je hebt het recht kennis te nemen van de op jou betrekking hebbende persoonsgegevens en hoe deze door HulpZaam worden verwerkt. Je kunt bijvoorbeeld inzage en/of een afschrift vragen van de gegevens die zijn opgenomen in jouw dossier. Als je dit wilt, kun je dit schriftelijk aanvragen bij jouw sociaal werker, t.a.v. HulpZaam.

Bewaren dossier

Je mag altijd je dossier inzien, gegevens aanpassen. Na afsluiting van de hupverlening/samenwerking met HulpZaam, wordt het digitale dossier bewaard volgens het termijn dat de archiefwet aangeeft (15 jaar). Daarna wordt het digitale dossier vernietigd. Mocht je zelf willen dat je dossier (gegevens) eerder worden vernietigd, dan wordt hier een getekende toestemming voor “opdracht vernietigen van het dossier” aan je voorgelegd om te ondertekeken. Dit is het recht op vergetelheid.
HulpZaam zal i.v.m. de fiscale wet (belastingdienst) wel gegevens van de gewerkte uren, declaraties moeten bewaren.

Mocht je na het contact met HulpZaam willen dat er informatie wordt doorgeven aan een andere instantie, zal deze instantie ook weer jouw toestemming moeten hebben en dit schriftelijk, met jouw handtekening, aan HulpZaam moeten overhandigen. Je hebt het recht dat HulpZaam de digitale persoonsgegevens overdraagt aan een door jou gekozen instantie. Dit is het recht op dataportabiliteit.

Verwijdering van dossier blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat
•het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;
•het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of
•indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

Je hebt een klacht?

Heb jij het idee dat je sociaal werker van HulpZaam niet correct omgaat met de zaken zoals in dit privacyreglement genoemd of wanneer je om een andere reden ontevreden bent en een klacht wil indienen, dan kun je contact zoeken met HulpZaam. Je klacht zal dan in behandeling worden genomen volgens de stappen die in het beschikbare klachtenreglement beschreven staan. Een klacht over HulpZaam m.b.t. de persoonsgegevens en verwerking hiervan, of dat HulpZaam geen voldoende gehoor heeft gegeven aan je bezwaren hierover, kun je aan de Autoriteit Persoonsgegevens richten.

Wijziging van privacy verklaring

HulpZaam behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring.

HulpZaam Sociaal werk
Karin Koetsier

 

Links
Beroepscode voor de maatschappelijk werker van de BPSW: http://www.nvmw.nl/brochure/beroepscode/

Informatie over de AVG: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/privacy-en…/voorbereiden-op-de-avg

Klachtenreglement Klachtenportaal: https://klachtenportaalzorg.nl/

Informatie over de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling:
http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/huiselijk-geweld/hulp-bieden/meldcode

Informatie over klachten melden bij Autoriteit persoonsgegevens https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons